隨著打印機(jī)復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的普及，紙是已是我們每天都要接觸到的辦公用品，但大家對它究竟有多少了解呢？你也可能會認(rèn)為一張紙而已難道還會有什么學(xué)問嗎？其實(shí)不然，辦公設(shè)備用紙的選擇與使用對我們的日常辦公工作與辦公設(shè)備起著至關(guān)重要的作用。辦公設(shè)備用紙共分為兩大類即復(fù)印紙和打印紙。
一、怎樣正確選擇與使用復(fù)印紙
復(fù)印紙雖然是復(fù)印機(jī)專用紙，但是它的應(yīng)用范圍最廣，可廣泛的應(yīng)用在復(fù)印機(jī)、針式打印機(jī)、激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等對輸出效果要求不是很高的時(shí)候，尤其在針式打印機(jī)與激光打印機(jī)上的使用更為廣泛。
復(fù)印紙的常用型號有：B5、A4、B4、A3等四種型號。復(fù)印紙是各種辦公設(shè)備用紙中最為經(jīng)濟(jì)的紙張，例如：B5復(fù)印紙一箱為8包，每包為500張，即每箱共計(jì)4000張，而每箱B5復(fù)印紙目前的價(jià)格在80-120元錢，這樣平均下來，每張紙的價(jià)格只有2-3分錢，與其它辦公設(shè)備用紙（如一些專用的噴墨打印機(jī)用紙）相比是非常便宜的。
復(fù)印紙是靜電復(fù)印機(jī)中消耗量最大的一種材料，是復(fù)印質(zhì)量的體現(xiàn)者，因此一定要十分注意正確使用復(fù)印紙。
1、厚度
靜電復(fù)印機(jī)使用紙的厚度，一般以64-80克每平米之間，還有的復(fù)印機(jī)可以使用50-200克每平方米之間的復(fù)印紙。
2、表面光度
一般的靜電復(fù)印紙，表面光度稍高的即可，如果太光滑則對定影不利，而且不易固化。按要求單膠紙就可以使用（單面復(fù)印），如果有雙面復(fù)印的復(fù)印機(jī)，則以雙膠紙為好。復(fù)印紙表面以白為佳。
3、紙的密度
紙的纖維以密細(xì)來好。因?yàn)榧埖睦w維過稀可過粗，一是影響復(fù)印成像的質(zhì)量（即分紙率），二是容易產(chǎn)生紙毛、紙屑，臟污機(jī)器。特別是光學(xué)部分受臟會造成復(fù)印品的底灰。紙?zhí)嗳菀渍哿押驮斐煽垼瑫r(shí)也影響復(fù)印和復(fù)印品的長期保管。
4、紙的挺硬度
有的紙盡管克數(shù)合適，但并不一定適合于復(fù)印機(jī)使用，原因在于：重量與挺度是兩回事，而往往由于挺度不好，在傳送過程中稍遇阻力則起皺阻塞。如有兩種紙都是70g每平方米，但紙的纖維組織松軟，挺度差，稍有阻力就變形起皺常�？�。所以只有較挺（硬）的紙才能適用于靜電復(fù)印機(jī)。
5、紙的受潮
受潮濕的紙（含水量太大的紙），因絕緣性能降低，所以影響復(fù)印質(zhì)量。其表現(xiàn)為：
a、容易產(chǎn)生卡紙現(xiàn)象，尤其是粘合在光導(dǎo)體（轉(zhuǎn)鼓）上分離不下來，影響復(fù)印效率。
b、圖像、字跡淺淡、底灰大。如在我國南方霉雨季節(jié)，嚴(yán)重時(shí)會復(fù)印不上。
c、加熱容易變形。
所以復(fù)印紙一定要防止受潮，最好放在通風(fēng)和較干燥的地方。從商店購買的成品復(fù)印紙（每包500張），用完一定再拆一包。成令的紙，未裁之前不應(yīng)打開捆件，裁完的紙要一令為一疊板保存。
6、紙的裁切
紙的纖維有縱橫之分。如果按照纖維的方向切成平板，那么，長的邊與紙的纖維并行則為“縱”，短邊與纖維并行則為“橫”。靜電復(fù)印要求紙的纖維方向以“縱”為好，因?yàn)檫@樣挺度好，紙?jiān)谶\(yùn)行中阻力小（紙的運(yùn)行方向和紙的纖維方向是一致的），不易扯裂。
7、紙的裝放
靜電復(fù)印中紙的裝放雖是小事，但也有一定的講究，否則容易卡紙。
A:對于半圓形傳送的復(fù)印紙，（因紙需要180度轉(zhuǎn)彎），應(yīng)將復(fù)印紙的光凸面朝下，如凹面朝下則不易分離。水平傳送的復(fù)印機(jī)，要使紙的光面朝上。
B: 取紙時(shí)要疊放，不得將上疊紙的下半部分和下疊紙的上半部分一起裝入同一個(gè)供紙盒內(nèi)。
C: 在裝、放紙之前，需將紙充分搓捻，減少紙與紙之間的粘連。方法如下：
(a)取一疊紙、雙手捍住紙的兩端，一端要捏緊，另一端放松捏，然后向一方彎曲，再兩手捏緊拉直紙形成一個(gè)小弧形，使空氣進(jìn)入紙的空隙，這個(gè)動作再向另一方向反復(fù)做
(b)收攏、理平，然后刀切部分（刀口）拉開。
(c)捏住紙的一端將中間夾雜的碎紙、紙毛等抖掉。
二、怎樣正確選擇與使用打印紙
1、紙張品質(zhì)
紙張可以為白色，也可以為彩色，為了確保進(jìn)紙順暢，紙張必須干凈而精確地裁切。您可能會發(fā)現(xiàn)某些便宜的紙張沒有精確的裁剪，紙張的大小可能與包裝上聲明的大小有2-3毫米的偏離，同樣，便宜的紙可能滿是灰塵。應(yīng)當(dāng)避免發(fā)生上述問題。
2、紙張重量
在打印時(shí)，紙張必須經(jīng)過一條精密的紙張通路。所以太輕或太重的紙可能會拒絕進(jìn)入打印機(jī)。因此輕或重的紙張通常不適合大多數(shù)打印機(jī)。會導(dǎo)經(jīng)常的紙張阻塞。大多數(shù)激光打印機(jī)設(shè)計(jì)為使用大約重80-90每平方米的紙張，或者按U.S單位為20-24磅。一些激光打印機(jī)使用60克每平方米的紙張，但是這是一種例外而不是普遍的現(xiàn)象。
3、紙張狀況
所有的紙張必須保持干凈，潮濕的紙張無法正確進(jìn)紙，并且可能在紙張通路上傾斜或折疊。潮濕紙張上的打印質(zhì)量通常很差。在激光打印機(jī)上，潮濕的班點(diǎn)可能顯示模糊（或根本無法顯示）。在所有情況下，紙張應(yīng)隔絕灰塵和塵土，灰塵和塵土可能會污染打印機(jī)的機(jī)械裝置，請一定使用新紙（尤其是打印機(jī)閑置了很長時(shí)間后）。
4、紙張表面和卷曲
所有的紙張都存在自然的輕微卷曲的傾向，這是因?yàn)榧垙堅(jiān)诩羟星巴ǔ１４嬖诖蠹埦碇�。卷曲的方向（首選打印表面的相對面）一般用箭頭標(biāo)記在紙張的包裝上。大多數(shù)激光打印機(jī)需要紙張卷曲面向上放置（打印另一面），這樣可以減少無法進(jìn)紙和紙張阻塞情況的發(fā)生。
