“無紙化”運動并不成功
十多年前，有人提出了“無紙化”口號。相應(yīng)的，成千上萬家IT企業(yè)推出了名目繁多的OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)，旨在用全新的工作方式消滅紙張。這場聲勢浩大的運動曾經(jīng)紅極一時，但是最終因效果不佳而歸于消沉。有趣的是，在“無紙化”運動推行十多年后，紙張的使用仍然保持著10%左右的年增長率。
一個簡單的例子是很多人開始使用電子的方式來進行日常表單的編制和發(fā)布。最通常的方式是使用Word、Excel這樣的辦公軟件編制表單并填報數(shù)據(jù)。但是事與愿違，慢慢的用戶發(fā)現(xiàn)，以這樣的方式收集到的信息，很難將數(shù)據(jù)與表單格式本身分離出來，再加表單格式各不相同，造成了雖然收集到了大量的信息，卻無法將這些信息有效地利用起來。既然傳統(tǒng)電子文檔無法讓用戶真正體會到數(shù)字化的好處，“無紙化”運動遭遇困境也就很容易理解了。
信息化應(yīng)該以人為本
造成目前“無紙化”運動悲劇的癥結(jié)究竟在哪呢？
事實上，“無紙化”運動引入了大量所謂“高科技”，這些種類繁多的新技術(shù)的介入，將眾多非技術(shù)用戶擋在了信息化的門檻之外。當(dāng)今瞬息萬變的外界環(huán)境，迫使用戶的信息需求和管理流程隨時在發(fā)生改變，而這些“高科技”系統(tǒng)的界面多數(shù)是編程實現(xiàn)的，其界面和程序很難具備充分的靈活性來適應(yīng)外部環(huán)境的變化，對于新增文檔和文檔變更，往往一籌莫展。常常是系統(tǒng)剛剛部署完畢，就已經(jīng)不滿足需求了，修修補補兩三年，即面臨不得不淘汰的尷尬境地。此外，不同的應(yīng)用系統(tǒng)，采用不同的技術(shù)體系，由不同的廠商在不同的時間開發(fā)實施，造成了各個系統(tǒng)之間溝通的困難，使得信息化建設(shè)的主要“成果”就是構(gòu)建了若干信息孤島。
北京書生國際信息技術(shù)有限公司總裁張本偉認(rèn)為，信息化建設(shè)不能單純以技術(shù)為中心，不能完全拋開人們的生活習(xí)慣和接受能力。在取代傳統(tǒng)的紙張的IT探索中，必須考慮以人為本，遵循人們的日常生活習(xí)慣，構(gòu)建“活”的人性化的信息系統(tǒng)。
智能文檔將“無紙化”運動推向新高
張本偉指出，紙張被取代是人類歷史上的必然趨勢，但是我們需要的是更具革命性的電子文檔，它應(yīng)該更加具備紙張的“人性化特征”。近期出現(xiàn)的智能文檔就出色的解決了這個問題，它將把無紙化運動推向真正的高峰。
什么是智能文檔呢？傳統(tǒng)電子文檔只是作為靜態(tài)的信息、圖片和圖形等的載體，而智能文檔是一種XML文檔，除了具備紙張所有的特性外，還包含有高度結(jié)構(gòu)化的XML信息、程序以及可執(zhí)行的動作。智能文檔在其內(nèi)容組織、表現(xiàn)和交互上變得更具柔性，基本上將傳統(tǒng)的電子文檔與應(yīng)用系統(tǒng)融合了起來。
智能文檔時代前景光明
業(yè)內(nèi)著名的IDC在2003年曾這樣評價智能文檔技術(shù)：“作為一個變革性的技術(shù)，它毫無疑問將會帶來新一輪信息技術(shù)變革的浪潮，不止是影響到軟件系統(tǒng)的構(gòu)建方式，同時也代表著為信息工作者提供了新一代的職能和人性化的IT工作環(huán)境。”
對用戶來說，智能文檔的出現(xiàn)將極大地改善人們的IT工作環(huán)境。文檔變成了訪問各種信息系統(tǒng)的一個入口。用戶最終完全不必關(guān)心如何操縱數(shù)據(jù)庫，也再不必去花精力適應(yīng)所謂的“高科技”產(chǎn)品——那些高深的應(yīng)用系統(tǒng)。他們依舊是跟文檔在打交道，只不過不是紙面的，而是電子的。并且，這些電子文檔，比紙面文檔操作起來更加方便。智能文檔不僅在紙質(zhì)文檔與電子文檔之間架起了一座橋梁，還將原本分割的應(yīng)用系統(tǒng)、信息內(nèi)容和人整合了起來，使得信息系統(tǒng)的建設(shè)逐步回歸，更多的強調(diào)以人為中心，還原科技服務(wù)人類的理念。
微軟、Adobe這些IT巨頭們都已經(jīng)加入這場“智能文檔”的變革，繼桌面辦公軟件Word以及存檔軟件PDF之后，一場新的爭奪智能文檔市場的戰(zhàn)爭已經(jīng)開始。包括擁有“idoc”智能文檔技術(shù)的書生公司在內(nèi)的相關(guān)國內(nèi)企業(yè)也正積極參與競爭并取得了一定成績，這對于國內(nèi)軟件產(chǎn)業(yè)和廣大消費者都是一個福音。
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